Hoeveel gaat een CRM systeem uw organisatie kosten?

De kosten voor een CRM systeem worden bepaald door veel factoren en lopen sterk uiteen. Leveranciers willen geen verkeerde verwachtingen scheppen en zijn daarom terughoudend in het noemen van prijzen. In dit artikel gaan wij nader in op enkele van deze variabelen.

1. Het aantal gebruikers

Uiteraard zijn het aantal gebruikers van het CRM systeem bepalend voor de kosten. Hoe meer licenties u afneemt, hoe hoger de kosten.

2. Het aantal functionaliteiten en de gewenste complexiteit

Voordat u op zoek gaat naar een CRM systeem moet u eerst precies weten waar u deze voor wilt gaan gebruiken. Er is een enorme verscheidenheid aan oplossingen, variërend van eenvoudige contactmanagement-tools met ingebouwde agenda’s tot aan de meeste geavanceerde systemen.

Dus hoe uitgebreid wilt u dat het CRM systeem is? Onthoud dat het in eerste instantie de interactie tussen u en uw (potentiele) klanten op de juiste manier ondersteunt. Dan heeft u duidelijk welke functionaliteiten onmisbaar en welke “nice-to-have” zijn. De bedrijfsprocessen verschillen nogal per bedrijf en daarom kunnen ook de kosten sterk uit elkaar lopen. Hoe meer complexiteit en functionaliteiten, hoe hoger de kosten.

3. Keuze tussen “On-premises” of “Cloud” CRM

De keuze voor een CRM systeem betekent ook de keuze voor een “on-premises” installatie of een “Cloud” CRM. Met “on-premises” worden lokale installatie bedoeld. Het CRM zal dan worden geïnstalleerd op uw eigen hardware. Cloud CRM draait volledig op de servers van de leverancier. U krijgt met een internetverbinding toegang tot het systeem. Deze keuze is niet onbelangrijk en heeft, onder andere, consequenties voor de kostenstructuur. Bij Cloud CRM zijn de licentiekosten vaak hoger, maar de initiële uitgaven lager dan bij on-premises CRM systemen.

De keuze tussen cloud of on-premise CRM is belangrijk. Iedere optie heeft zo zijn voor- en nadelen. Helaas is dit een lange discussie, en kunnen wij in een artikel over de kosten van CRM hier niet tot in detail over discussiëren.

4. De hoeveelheid Maatwerk

Vrijwel geen CRM software kan direct in gebruik worden genomen. Het is altijd wel wat werk om te zorgen dat het systeem goed aansluit bij reeds gebruikte IT systemen, voor bijvoorbeeld boekhouden of webshopbeheer. Ook kan het zijn dat bepaalde functionaliteiten en interfaces moeten worden aangepast zodat deze optimaal gebruikt kunnen worden. Dit programmeerwerk is niet eenvoudig en zeker niet goedkoop. De hoeveelheid maatwerk is daarom een belangrijke factor in de kosten van CRM.

Conclusie

Er zijn een hoop factoren die de uiteindelijke kosten van CRM. Laat u niet misleiden door alleen naar licentiekosten te kijken. Bedenk daarbij éérst wat u met het CRM systeem wilt bereiken. Vervolgens kunt u een budget formuleren en op zoek gaan naar leveranciers die binnen dit segment vallen.